Chú ý: Đây là khoản tiền ĐẶT CỌC để đảm bảo thực hiện hợp đồng, chứ không phải là khoản trả trước cho người bán nhé.
- Nếu là khoản TRẢ TRƯỚC thì các bạn phải Hạch toán qua Công nợ nhé (131, 331)
VD: DN bạn đi thuê nhà làm văn phòng: Chi phí thuê là 10tr/tháng, và Chủ nhà yêu cầu phải đặt cọc tiền thuê nhà là 10tr (Khi nào kết thúc hợp đồng sẽ trả lại, hoặc 1 năm sau trả ...)
 
1. Nhận tiền đặt cọc KHÔNG phải lập hóa đơn
 
Chi tiết theo Công văn 13675/BTC-CST ngày 14/10/2013 của Bộ tài chính gửi Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam:
 
“Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng; nhận tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng (tại thời điểm nhận tiền chưa cung cấp dịch vụ, chưa thực hiện hợp đồng) thì tổ chức cung ứng dịch vụ không phải xuất hóa đơn GTGT đối với khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng này.
Bộ Tài chính trả lời Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam biết để hướng dẫn các hội viên, các doanh nghiệp biết để thực hiện.”
 
KẾT LUẬN: Nhận tiền đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng thì KHÔNG phải lập hóa đơn.
 
2. Cách hạch toán tiền đặt cọc:
 
a. BÊN ĐẶT TIỀN ĐẶT CỌC:
 
- Khi đặt tiền đặt cọc:
Nợ TK 244 (Nếu theo Thông tư 200)
Nợ TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133)
         Có TK 111, 112
 
- Khi nhận lại tiền đặt cọc
Nợ TK 111, 112
         Có TK 244 (Nếu theo Thông tư 200)
         Có TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133)
 
- Trường hợp DN không thực hiện đúng những cam kết, bị DN nhận tiền đặt cọc phạt vi phạm hợp đồng trừ vào khoản tiền đặt cọc:
Nợ TK 811 - Chi phí khác (số tiền bị trừ)
         Có TK 244 (Nếu theo Thông tư 200)
         Có TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133)
 
- Trường hợp sử dụng khoản tiền đặt cọc để thanh toán cho người bán:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán
         Có TK 244 (Nếu theo Thông tư 200)
         Có TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133)
 
b. BÊN NHẬN TIỀN ĐẶT CỌC:
 
- Khi nhận tiền đặt cọc:
Nợ TK 111, 112
         Có TK 344 (Nếu theo Thông tư 200)
         Có TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133)
 
- Khi trả lại tiền đặt cọc:
Nợ TK 344 (Nếu theo Thông tư 200)
Nợ TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133)
         Có TK 111, 112.
 
- Trường hợp DN đặt tiền đặt cọc vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết, bị phạt theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế. Khi nhận được khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết: Nếu khấu trừ vào tiền nhận đặt cọc:
Nợ TK 344 (Nếu theo Thông tư 200)
Nợ TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133)
         Có TK 711 - Thu nhập khác.
 
3. Tiền đặt cọc bị mất do vi phạm hợp đồng có được đưa vào chi phí:
 
Theo khoản 1 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC
 
“Doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”
 
Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC
 
“2.36. Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm: vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kế toán thống kê, vi phạm pháp luật về thuế bao gồm cả tiền chậm nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế và các khoản phạt về vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật.”
=> Không hề nói đến việc Khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế.
 
Như vậy: Khoản tiền đặt cọc bị mất do vi phạm hợp đồng kinh tế =>Đây là 1 khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế nên được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
DN cần đảm bảo: Hợp đồng mua bán (Trên hợp đồng phải thể hiện rõ đây là khoản tiền đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng và trường hợp nào thì sẽ bị mất khoản này), Chứng từ thanh toán, các hồ sơ khác (nếu có)

Chuyên trang kế toán:    www.tintucketoan.com 

Fanpage: Tin Tức Kế Toán:    https://www.facebook.com/tintucketoan

Hoặc tổng đài giải đáp của Kế Toán Hà Nội 1900 6246

▶ THÔNG TIN THAM KHẢO:

Quý khách cần tham khảo thông tin Khóa học kế toán thực hành trên chứng từ thực tế và các Dịch vụ kế toán vui lòng xem ở đây:

⏩  Khóa học kế toán thực tế 

⏩  Dịch vụ Kế toán thuế trọn gói

⏩  Dịch vụ Hoàn thuế GTGT

⏩  Dịch vụ Quyết toán thuế

⏩  Dịch vụ Rà soát sổ sách, Báo cáo tài chính