Trường hợp này khá đơn giản, kế toán chỉ cần gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn đã viết sai này tại cuống của quyển hóa đơn. Để tránh sai sót này trước khi viết hãy tham khảo thật kỹ các thông tin trên hợp đồng hay hóa đơn để viết chính xác hơn.
 

 

Trường hợp 1: Trường hợp hóa đơn viết sai hóa đơn đã xé ra khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng:

 

– Bước 1: Gạch chéo các liên hóa đơn viết sai.

– Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng.

– Bước 3: Lưu giữ hóa đơn viết sai – kẹp tại cuống của quyển hóa đơn.

Lưu ý : Vì chưa giao cho khách hàng nên các bạn không phải làm biên bản thu hồi hóa đơn theo Khoản 1 Điều 20 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.

 

Trường hợp 2: Trường hợp hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai thuế:

 

Nếu kế toán đã viết sai thông tin trên hóa đơn đã lập sau đó đã xé khỏi cuống và đã giao hóa đơn cho bên mua nhưng hai bên chưa tiến hành kê khai thuế thì việc kế toán cần làm là:

+ Bước 1: Lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập theo đúng mẫu biên bản thu hồi đã lập sai. Sau khi đã thu hồi được hóa đơn viết sai, kế toán gạch chéo các liên, và lưu giữ số hóa đơn đã lập để giải trình với Thuế khi có yêu cầu hoặc lúc quyết toán.

+ Bước 2: Xuất hóa đơn đúng đã viết lại giao cho khách hàng. Ngày ghi trên hóa đơn xuất lại là ngày hiện tại ngày bạn làm biên bản thu hồi.

– Kê khai thuế: Dùng hóa đơn mới viết đúng để kê khai thuế.

Bạn cần lưu ý, vì hóa đơn giá trị gia tăng khá quan trọng để hạch toán cho doanh nghiệp, chính vì thế mà trước khi xé hóa đơn ra khỏi cuống kế toán cần kiểm tra thật kỹ các thông tin trên hóa đơn, sau đó mới ký đóng dấu và xé ra khỏi cuống.

 

Trường hợp 3: Trường hợp hóa đơn viết sai đã kê khai thuế:

 

– Hóa đơn viết sai là hóa đơn không hợp lệ, không có giá trị để khấu trừ thuế hay lấy làm chi phí đối với người mua, còn với người bán thì dù bạn có viết sai thì bạn vẫn phải kê khai nộp thuế như bình thường, Vì vậy, trong quá trình làm kế toán nếu các bạn phát hiện ra hóa đơn có sai sót và hai bên đã thực hiện kê khai thuế GTGT thì thực hiện xử lý như sau:

+ Bước 1: Lập biên bản xác nhận sai sót: Khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót.

+ Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót : Hoá đơn điều chỉnh phải ghi rõ: điều chỉnh tăng/giảm số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu…

Lưu ý : Đối với hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

– Kê khai thuế: Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.

+ Bên bán: Điều chỉnh giảm trực tiếp vào chỉ tiêu bán ra trên mẫu 01/GTGT

+ Bên mua: Điều chỉnh giảm trực tiếp vào chỉ tiêu mua vào trên mẫu 01/GTGT

 

Trường hợp 4: Trường hợp đặc biệt 2 bên đã kê khai thuế, khi hóa đơn giá trị gia tăng đó là sai

 

1. Hóa đơn viết sai tên công ty địa chỉ:
 

Nếu như hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Đây là hướng dẫn mới tại Điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC.
 

2. Hóa đơn viết sai MST mà đã kê khai thuế:
 

Thông tư 26/2015/TT-BTC cũng nhấn mạnh “Người bán phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua và người bán”

– Đây là tiêu thức bắt buộc phải chính xác, do đó khi các bạn viết hóa đơn mà ghi sai Mã Số Thuế của người mua thì ngoài việc các bạn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, các bạn còn phải lập hóa đơn điều chỉnh giao cho người mua.

– Cụ thể khi lập hóa đơn điều chỉnh MST của người mua các bạn cần chú ý như sau:

+ Ngày lập hóa đơn: là ngày lập biên điều chỉnh hóa đơn.

+ Viết đúng và đầy đủ tên công ty, địa chỉ, MST của người.

+ Tại tiêu thức: “Tên hàng hóa, dịch vụ” các bạn ghi: Điều chỉnh mã số thuế đã ghi tại hóa đơn số …. ký hiệu… ngày… tháng…. năm…

+ Các tiêu thức còn lại: các bạn gạch chéo.