2. Quy định chung
Doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
3. Quy định cụ thể đối với các khoản chi phí thường gặp tại doanh nghiệp
a.Chi phí tiền lương, tiền công
*
Đối với lao động thường xuyên thì cần:
– Hợp đồng lao động
– Hồ sơ lao động
– Quy chế tiền lương, thưởng : nêu rõ điều kiện hưởng và mức hưởng
– Thỏa ước lao động tập thể ( nếu có)
– Các Quyết định của Giám đốc ban hành : QĐ tăng lương, QĐ thưởng…
– Bảng chấm công hàng tháng.
– Bảng thanh toán tiền lương.
– Thực hiện đóng bảo hiểm bắt buộc.
– Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hàng
– Mã số thuế thu nhập cá nhân (danh sách nhân viên được đăng ký MSTTNCN)
*
Đối với những lao động thời vụ cần có:
- Hợp đồng lao động thời vụ ( 1 năm không ký quá 2 lần )
- Bản sao CMTND
- Nếu không khấu trừ 10% thuế TNCN trước khi trả lương thì phải có
Bản cam kết mẫu 23/BCK-TNCN và người lao động phải có MST cá nhân
* Đối với hợp đồng giao khoán cần có:
– Hợp đồng giao khoán
– Biên bản bàn giao
– Biên bản nghiệm thu
– Chứng từ thanh toán tiền
- Khấu trừ 10% thuế TNCN đối với những lần chi trả thu nhập >= 2 triệu
b. Các khoản phụ cấp cho người lao động
Doanh nghiệp có các khoản phụ cấp cho người lao động như xăng xe, điện thoại, trang phục, ăn ca thì cần có các chứng từ sau:
– Các khoản phụ cấp phải được quy định tại 1 trong các hồ sơ sau:
+ Hợp đồng lao động.
+ Thỏa ước lao động tập thể.
+ Quy chế tài chính.
– Chứng từ chi tiền cho người lao động.
c
. Chi phí công tác
Thủ tục đối với khoản mục chi phí công tác cần có :
- Quy định về chế độ công tác phí : nêu rõ điều kiện hưởng và mức hưởng
- Quyết định cử đi công tác
- Giấy đi đường
- Hóa đơn, chứng từ phát sinh trong quá trình đi công tác
Chú ý : Theo thông tư 96/2015/TT-BTC có hiệu lực từ 06/08/2015 thì :
Bỏ mức khống chế đối với khoản chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ nếu có hóa đơn, chứng từ theo quy định. Trường hợp doanh nghiệp có khoán phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán
d. Chi phí phúc lợi chho người lao động như hiếu hỉ, sinh nhật, nghỉ mát
* Đối với chi phí nghỉ mát
- Phải dược quy định rõ trong HĐLĐ hoặc quy chế tài chính của công ty
– Hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng nếu thuê các tổ chức cung cấp dịch vụ.
– Bảng kê danh sách người lao động được tham gia đi nghỉ mát
– Quyết định của Giám đốc về việc đi nghỉ mát, quyết định phê duyệt kinh phí.
– Các hóa đơn tiền phòng, ăn uống đầy đủ nếu có, nếu là đơn vị cung cấp dịch vụ cho công ty thì phải thể hiện trên văn bản.
– Chứng từ thanh toán.
* Đối với các khoản phúc lợi như hiếu, hỉ, sinh nhật, chi cho con người lao động…
– Quy định trong quy chế tài chính hay thỏa ước lao động của công ty
– Đề nghị chi của công đoàn, phòng nhân sự hay đại điện người lao động trong công ty
– Chứng từ chi tiền
– Photo giấy xác nhận như giấy đăng ký kết hôn, giấy báo tử…. các giấy tờ liên quan đến các khoản chi đó.
Chú ý : Các khoản chi mang tính chất phúc lợi mặc dù đầy đủ thủ tục nêu trên nhưng chỉ được tính vào chi phí được trừ tối đa 1 tháng lương bình quân thực tế trong năm của doanh nghiệp
e. Chi phí khấu hao TSCĐ
* Thủ tục khi mua TSCĐ
- Hợp đồng mua, thanh lý hợp đồng.
- Hóa đơn
- Biên bản giao nhận tài sản
- Quyết định đưa tài sản vào sử dụng
- Làm thủ tục đăng ký quyền sở hữu ( nếu có )
- Chứng từ thanh toán không dung tiền mặt
* Trích khấu hao TSCĐ
– Đăng ký trích khấu hao tài sản cố định.
– Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định.
- Thời gian khấu hao phải theo khung quy định của bộ tài chính ( thông tư 45/2013/TT-BTC)
* Thủ tục khi thanh lý, nhượng bán TSCĐ
- Biên bản họp của HĐQT ( công ty CP ), HĐTV ( Cty TNHH )
- Thành lập ban thanh lý, nhượng bán: đánh giá giá trị tài sản và xác định giá bán
- Quyết định thanh lý,nhượng bán
- Hợp đồng bán tài sản và thanh lý hợp đồng
- Hóa đơn bán tài sản
- Biên bản bài giao tài sản
f. Chi phí lãi vay
- Hợp đồng vay
- Giấy nhận nợ ( khế ước vay )
- Vốn đăng ký kinh doanh phải được góp đủ tại thời điểm vay
- Nếu là vay của cá nhân thì :
+Lãi suất vay tính vào chi phí được trừ tối đa là 150% lãi suất quy định của nhà nước tại thời điểm vay
+Khấu trừ 5% thuế TNCN trên số tiền chi trả lãi vay cho cá nhân
Ghi chú : Ngoài ra, tại thời điểm vay thì tồn quỹ ( TK 111+112 ) phải ở mức hợp lý.
g. Chi phí đồng phục cho người lao động
- Phải được quy định rõ trong HĐLĐ hoặc trong quy chế tài chính của doanh nghiệp
- Nếu chi bằng tiền thì :
+Quyết định chi tiền đồng phục
+Danh sách lao động được hưởng
+Chứng từ chi tiền
+Mức chi tối đa 5.000.000đ/người/1 năm
- Nếu chi bằng hiện vật :
+ Hợp đồng kinh tế : mua hoặc may đồng phục
+Biên bản giao nhận
+Hóa đơn
+Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt ( nếu hóa đơn >= 20 triệu )
+Không khống chế mức chi ( nếu phù hợp với những quy định nêu trong HĐLĐ hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp )
h. Chi phí thuê tài sản của cá nhân : thuê văn phòng, thuê kho, thuê xe…
- Hợp đồng thuê
- Chứng từ thanh toán tiền thuê
- Nếu giá trị thuê <=100 triệu/năm thì không phải mua hóa đơn của cơ quan thuế, nhưng phải lập mẫu bảng kê 01/TNDN
- Nếu giá trị thuê <= 100 triệu/năm thì phải làm thủ tục mua hóa đơn của cơ quan thuế
+ Nếu tại hợp đồng thuê tài sản có thoả thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân àhồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.
+ Nếu hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chí phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.
Ngoài ra, bạn có thểm tham khảo thêm bài viết về:
Quy định chuyển lỗ khi tính thuế TNDN mới nhất
Bài viết này đã khái quát tổng hợp các
Các khoản chi phí được trừ mới nhất khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, hi vọng sẽ giúp ích cho các bạn.
Mọi vướng mắc về Nghiệp vụ Thuế xin mời các bạn gọi đến tổng đài tư vấn miễn phí của Kế toán Hà nội :