KTHN Group Chi phí thuê nhà, thuê văn phòng hạch toán như thế nào? Nếu trả trước, trả hàng tháng hoặc trả nhiều kỳ thì phải làm gì? Cách hạch toán tiền Thuế nộp thay cho chủ nhà như thế nào? Bài viết này KẾ TOÁN HÀ NỘI xin hướng dẫn chi tiết để các bạn hiểu rõ vấn đề.
>> Cách hạch toán chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương
>> Xử lý chi phí trong trường hợp tặng quà cho khách hàng
- Thứ nhất: Để có thể ghi nhận khoản chi phí tiền thuê nhà là chi phí hợp lý hợp lệ, thì các bạn cần phải cần:
+) Hóa đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê nhà...(nếu thuê của Công ty),
+) Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán (nếu thuê của cá nhân) .
Nếu trên hợp đồng ghi bên thuê nộp thuế thay thì phải có thêm: Chứng từ nộp tiền thuế. (Trường hợp này sẽ không có hóa đơn, vì Cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn bán lẻ nữa)
Chú ý: Nếu giá trị > 20.000.000:
- Nếu thuê của Công ty (Tức là có hóa đơn) -> Thì bắt buộc phải chuyển khoản.
- Nếu thuê của Cá nhân (Tức là ko có hóa đơn) -> Thì không cần phải chuyển khoản cũng được.
Dựa vào các điều kiện trên các bạn hạch toán như sau:
1, Nếu thanh toán trước-TRẢ TRƯỚC (dựa vào chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê nhà ...):
Nợ TK 331
Có 111, 112.
2, Nếu trả tiền thuê nhà HÀNG THÁNG (hoặc hàng tháng nhận được hóa đơn):
Nợ TK 154, 627, 641, 642 ... (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào các bạn đưa vào chi phí đó)
Có TK : 331,111, 112:
3. Nếu TRẢ SAU (hoặc nhận được hóa đơn sau):
Ví dụ: Cty bạn thuê văn phòng của công ty TNHH Thái Bảo từ tháng 1 - 6. Nhưng chưa thanh toán, đến tháng 6 mới thanh toán, thì lúc này Công ty TNHH Thái Bảo mới xuất hóa đơn).
- Hoặc Cty bạn thuê nhà của Cá nhân từ tháng 1 - 6. Nhưng đến tháng 6 mới thanh toán
Cách hạch toán như sau:
- Hàng tháng hạch toán:
Nợ TK 154, 627, 641, 642 ... (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào các bạn đưa vào chi phí đó)
Có TK : 335 (Phát sinh chi phí nhưng thực tế chưa chi trả)
- Khi thanh toán (hoặc khi nhận hóa đơn)
Nợ TK 335
Có TK 111, 112 (Nếu là khi thanh toán)
Có TK 331 (Nếu là khi nhận được hóa đơn)
4. Nếu tiền thuê nhà TRẢ TRƯỚC NHIỀU KỲ
Ví dụ 1: Thuê nhà từ tháng 1 - 6, thanh toán 1 lần vào tháng 1 (hoặc nhận được hóa đơn) , thì hạch toán như sau:
Nợ TK 242: Tổng số tiền.
Nợ TK 133: (Nếu có hóa đơn GTGT -> Thuê nhà của Công ty)
Có TK: 331,111, 112:
- Định kì phân bổ khoản chi phí trả trước đó (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì để đưa vào TK chi phí tương ứng. VD: Thuê nhà làm văn phòng (mục đích quản lý) thì đưa vào 642, 6422, thuê nhà để làm nhà xưởng (sản xuất) thì đưa vào 154, 627..., thuê nhà để bán hàng (bán hàng) thì đưa vào 641, 6421...hạch toán như sau:
Nợ TK 154, 627, 641, 642 ...
Có TK 242:
Ví dụ 2: Ngày 1/1/2017 Công ty TNHH SX và TM DV Bảo Ngọc Xanh ký hợp đồng thuê nhà với Bà Nguyễn Thị Lan (Cá nhân): Thời gian là 12 tháng, mỗi tháng 10.000.000 tổng cộng là 120.000.000 và trên hợp đồng ghi rõ là: Bên Công ty sẽ phải nộp các loại thuế thay chủ nhà, mục đích thuê làm văn phòng.
- Cùng ngày hôm đó Công ty đã thanh toán trước cho Bà Nguyễn Thị Lan: 10.000.000.
- Đến ngày 5/1/2017 sau khi đã hoàn thành các thủ tục pháp lý, Công ty thanh toán nốt cho chủ nhà: 110.000.000.
- Cùng ngày hôm đó công ty đi nộp thuế thay chủ nhà, số tiền thuế phải nộp là: 12.300.000 (Trong đó gồm: Thuế môn bài: 300.000. Thuế GTGT 5%: 6.000.000. Thuế TNCN 5%: 6.000.000)
Lưu ý: Nếu tổng giá trị thuê nhà 1 năm < 100tr thì sẽ được miễn thuế môn bài, GTGT, TNCN. Nếu > 100tr thì nộp 3 loại thuế trên.
Cách hạch toán tiền thuê nhà năm 2017 như sau:
Ngày 1/1/2017:
- Hạch toán khoản trả trước (Dựa vào hợp đồng và phiếu chi…)
Nợ TK 331: 10.000.000
Có TK 111: 10.000.000
Ngày 5/1/2017:
- Khi thanh toán nốt số tiền còn lại cho chủ nhà:
Nợ TK 331: 110.000.000
Có TK: 111, 112: 110.000.000
- Dựa vào Chứng từ thanh toán:
Nợ TK 242: 120.000.000
Có TK 331: 120.000.000
- Dựa vào Chứng từ nộp tiền thuế thay:
Nợ TK 642 (242): 12.300.000
Có TK 111, 112: 12.300.000
(Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96) Trường hợp DN thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế GTGT, thuế TNCN) và DN nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chí phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.
- Hàng tháng phân bổ vào chi phí:
Nợ TK 642: 10.000.000 (Mục đích thuê làm văn phòng "Quản lý")
Có TK 242: 10.000.000
>> Cách hạch toán chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương
>> Xử lý chi phí trong trường hợp tặng quà cho khách hàng